Druck & Kopie

Intelligente Geräte – weniger Kosten

Drucken, Kopieren, Faxen und Scannen: Diese Prozesse laufen in der modernen Bürowelt unter dem Begriﬀ „Managed Print Services“.

In einer systematisch geplanten Druckumgebung kümmern wir uns nicht mehr nur um den Dokumenten-Output, sondern auch um den reibungslosen Fluss bis hin zur Unterstützung bei der Archivierung.

Viele Unternehmen können ihr Druckvolumen und somit auch ihre Druckkosten nicht klar beziffern. Deshalb beginnt unsere Arbeit in diesem Bereich mit einer Druckkostenanalyse und der Aufnahme der Ist-Situation. Das Einsparpotenzial beläuft sich mit einer modernen Output-Lösung auf bis zu 30 Prozent weniger Druckkosten sowie eine optimierte Gerätelandschaft und damit verbunden auch weniger Verbrauchsmaterial.

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Die Reduktion der Druckkosten durch uns basiert auf einer Geräte- und Prozessoptimierung mit kostenstellengestützten Seitenpreiskonzepten. Ein professionelles Flottenmanagement ermöglicht außerdem deutlich eﬀektivere Arbeitsabläufe, da Zählerstandsermittlung, Verbrauchsmaterialanforderung und Kundendienstanforderung automatisch erfolgen.

Moderne Systeme beinhalten intelligente Scanlösungen, die alle gewünschten Dokumente in die Geschäftsprozesse integrieren – inklusive durchsuchbarer PDF-Dokumente und automatischer Verschlagwortung zur Verwendung in Archivsystemen.

Der technische Support erfolgt bei uns grundsätzlich durch ständig geschulte eigene Mitarbeiter vor Ort beim Kunden oder je nach Bedarf durch softwaregestützte Fernwartung oder telefonischen Support.

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Kundenstimme: Jochen Nölle (wetreu Alfred Haupt GmbH | Steuerberatungsgesellschaft)

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FAQ

Häufig gestellte Fragen

Wie schädlich ist ein Drucker im Büro?

Es gibt viele Quellen im Büro die zur Innenraumbelastung in Büros beitragen.

Laserdrucker geben kein Material direkt an die Umwelt ab, sondern sind mit Filtern ausgestattet die regelmäßig ausgetauscht werden.

Jedes Gerät wird vor der Markteinführung Tests unterzogen die später in ECO Zertifikaten dokumentiert werden und Auszeichungen wie der „Blaue Engel“ verbessern diesen Stand regelmäßig

Was versteht man unter einem Full Service Vertrag oder MPS Vertrag für Drucker?

Ein Full-Service-Vertrag oder Managed Print Services (MPS) ‑Vertrag für Drucker ist ein Dienstleistungsvertrag, der von Unternehmen genutzt wird, um das Druckermanagement zu optimieren und zu automatisieren. Der Begriff “Managed Print Services” bezieht sich auf eine breite Palette von Dienstleistungen, die vom Anbieter bereitgestellt werden, um den Druckbedarf eines Unternehmens zu vereinfachen.

Ein MPS-Vertrag kann viele Aspekte des Druckmanagements umfassen, darunter:

Wartung und Reparatur:
Der Dienstleister übernimmt die Verantwortung für die Wartung und Reparatur der Druckerflotte des Unternehmens. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Geräte in gutem Zustand und einsatzbereit sind.
Verbrauchsmaterialien: Im Rahmen eines MPS-Vertrages kümmert sich der Dienstleister in der Regel auch um den Nachschub an Verbrauchsmaterialien wie Tinte oder Toner. Oftmals werden diese mittels einer Softwarelösung automatisch nachgeliefert, wenn der Bestand niedrig ist.

Verbesserung der Effizienz:
MPS-Anbieter können auch dabei helfen, die Effizienz des Druckens im Unternehmen zu verbessern, indem sie Optimierungen vorschlagen und umsetzen. Dies kann die Automatisierung von Prozessen, die Reduzierung von Abfällen oder die Verbesserung der Geräteauslastung beinhalten.

Kostenkontrolle:
Mit MPS-Diensten haben Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Druckkosten. Sie zahlen eine monatliche Gebühr für den Service, die oft auf der Anzahl der gedruckten Seiten basiert Dies macht es einfacher, Budgets zu planen und Kosten zu überwachen.

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle MPS-Verträge gleich sind und die genauen Dienstleistungen und Bedingungen von Anbieter zu Anbieter variieren können. Unternehmen, die einen MPS-Vertrag in Erwägung ziehen, sollten daher sicherstellen, dass sie die Bedingungen des Vertrags vollständig verstehen und dass diese ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen.

Wo müssen Drucker stehen?

Zentrale Drucker sollten in separaten Räumen stehen die gut belüftet sind, um entstehende Wärme entsprechend abzuleiten.

Arbeitsplatzgeräte sollten nicht direkt auf dem Boden stehen, sondern auf einem Unterschrank oder Rollcontainer.

Wie spare ich Energie im Büro?

Drucker im Büro sollten immer mit aktiviertem Standby Modus betrieben werden.

Durch diesen Modus wird das Gerät schon während der Arbeitszeit immer wieder nach voreingestellten Regeln in den Energiesparmodus versetzt oder sogar komplett abgeschaltet.

Neuste Gerätetechnologien haben lernfähige Sensoren die z. B. regelmäßige Frühstücks- oder Mittagspausen nach kurzer Zeit erkennen und dann automatisch das Gerät den Nutzungsbedingungen anpasst.

Wann lohnt sich ein Laserdrucker?

Ein Laserdrucker kann in folgenden Situationen eine lohnende Investition sein:

Hohes Druckvolumen:
Laserdrucker sind für hohe Druckvolumen konzipiert. Wenn Sie regelmäßig viele Seiten drucken müssen, können Laserdrucker eine effizientere und kostengünstigere Option als Tintenstrahldrucker sein.

Hauptsächlich Textdruck: Laserdrucker eignen sich besonders gut für das Drucken von Textdokumenten. Sie liefern scharfe, klare Schriftbilder und sind daher ideal für Büroumgebungen, in denen häufig Berichte, Briefe und andere Textdokumente gedruckt werden.

Schnellere Druckgeschwindigkeiten:
Wenn Geschwindigkeit wichtig ist, bieten Laserdrucker in der Regel schnellere Druckgeschwindigkeiten als Tintenstrahldrucker. Dies kann in geschäftigen Büros, in denen viele Personen auf den Drucker zugreifen müssen, einen großen Unterschied machen.

Längere Lebensdauer der Tonerpatronen:
Obwohl die Tonerpatronen für Laserdrucker anfangs teurer sein können als Tintenpatronen, halten sie in der Regel länger und können mehr Seiten drucken. Dies kann zu langfristigen Kosteneinsparungen führen.

Höhere Beständigkeit der Ausdrucke:
Ausdrucke von Laserdruckern sind in der Regel wischfester und haltbarer als die von Tintenstrahldruckern.

Allerdings sind Laserdrucker in der Regel teurer in der Anschaffung als Tintenstrahldrucker und eignen sich nicht so gut für den Druck von hochwertigen Fotos. Daher sollte die Entscheidung für einen Laserdrucker auf den spezifischen Anforderungen und dem Nutzungsumfang basieren.